Vous envisagez de rénover vos bureaux, de déménager dans de nouveaux locaux ou de revoir complètement leur organisation ? Avant de lancer les travaux, plusieurs questions peuvent avoir une incidence directe sur la faisabilité du projet, son budget et son calendrier.
Quel local choisir ? Combien de temps prévoir ? Quelles démarches anticiper ? Peut-on réaliser les travaux sans interrompre l’activité ? Et surtout, quand faut-il commencer à préparer le projet ?
Chez Synergy Travaux, ce sont des questions que nous rencontrons régulièrement en amont des projets d’aménagement. Voici 10 points essentiels à étudier avant de se lancer, avec pour chacun les éléments à anticiper et les ressources permettant d’aller plus loin.
1. Quelle différence entre rénovation et aménagement de bureaux ?
Les termes rénovation et aménagement de bureaux sont souvent employés ensemble, mais ils ne recouvrent pas exactement les mêmes interventions.
La rénovation concerne principalement la remise à niveau ou la transformation de l’existant : électricité, climatisation, plomberie, revêtements de sols, plafonds, peinture ou encore installations techniques peuvent être concernés selon l’état des locaux.
L’aménagement répond davantage à la manière dont les espaces vont être organisés et utilisés : implantation des postes de travail, création de salles de réunion, espaces collaboratifs, circulations, cloisonnement, mobilier ou encore traitement acoustique.
Dans la pratique, les deux sont souvent étroitement liés. Un même projet peut nécessiter à la fois de rénover les installations existantes et de repenser entièrement l’organisation des bureaux. Les interventions doivent alors être étudiées et coordonnées dans leur ensemble.
Pour découvrir notre approche, consultez notre page consacrée à l’aménagement de bureaux.
2. Que faut-il vérifier avant de choisir de nouveaux bureaux ?
Le choix d’un local ne doit pas reposer uniquement sur sa localisation, sa surface ou son loyer. Avant de s’engager, il est important d’évaluer sa capacité à accueillir le projet d’aménagement envisagé.
Les plans et documents disponibles permettent d’effectuer une première analyse, mais plusieurs éléments techniques doivent également être étudiés : état des installations électriques, chauffage, ventilation et climatisation, sanitaires, sols, plafonds, réseaux ou encore diagnostics du bâtiment.
Il faut également vérifier que la configuration permet d’accueillir le nombre de collaborateurs prévu et l’organisation souhaitée : postes de travail, salles de réunion, espaces communs, circulations, zones techniques, etc.
Lorsque cela est possible, faire étudier la faisabilité de l’aménagement avant de s’engager définitivement sur les locaux permet d’identifier certaines contraintes suffisamment tôt.
Un plan de principe et une première estimation budgétaire peuvent notamment permettre de vérifier que le local est réellement compatible avec les besoins de l’entreprise, et pas uniquement avec la surface recherchée.
3. Quel budget prévoir pour aménager des bureaux ?
Il n’existe pas de budget au m² applicable à tous les projets. Le coût d’un aménagement de bureaux professionnels dépend autant de l’état initial du bâtiment que du niveau de transformation souhaité.
Une rénovation légère d’espaces déjà adaptés à un usage tertiaire n’implique évidemment pas les mêmes travaux qu’un plateau nécessitant une reprise importante des installations techniques.
Parmi les principaux facteurs qui influencent le budget figurent la surface, l’état de l’existant, les travaux électriques et de climatisation, le cloisonnement, les revêtements, l’acoustique, les matériaux et finitions choisis ainsi que le mobilier.
Les contraintes propres au bâtiment peuvent également avoir un impact important sur le coût final.
Pour obtenir une estimation pertinente, il faut donc raisonner à partir du programme réel des travaux plutôt qu’à partir d’un prix générique au m².
Pour approfondir ce sujet, consultez notre guide consacré au coût des travaux et de l’aménagement de bureaux.
4. Combien de temps faut-il prévoir pour des travaux de bureaux ?
Comme pour le budget, la surface ne suffit pas à déterminer la durée d’un chantier.
Le calendrier dépend de l’ampleur des travaux, des interventions techniques nécessaires, de l’état initial des locaux, des autorisations éventuelles, des délais d’approvisionnement ou encore de la coordination avec le bailleur et les autres intervenants.
La situation est également différente selon que les locaux sont vides ou que les collaborateurs continuent à les occuper pendant les travaux.
À cela s’ajoute le temps nécessaire avant le chantier : études, conception, arbitrages, consultations, démarches administratives et commandes de certains équipements ou matériaux.
À titre d’exemple, Synergy Travaux a réalisé l’aménagement complet de 550 m² de bureaux pour In Extenso TCH à Paris en trois mois, dans un contexte nécessitant notamment de coordonner les travaux du bailleur et ceux du preneur.
Le bon calendrier est donc celui qui est construit à partir des contraintes réelles du projet, avec suffisamment de marge pour anticiper les différentes étapes plutôt que de considérer uniquement la durée du chantier.
5. Comment préparer son entreprise avant le début des travaux ?
La préparation dépend beaucoup de la situation : une entreprise qui déménage dans de nouveaux locaux n’a pas les mêmes contraintes qu’une entreprise qui rénove ses bureaux tout en continuant à les occuper.
Dans le cadre d’un déménagement, il faut notamment anticiper l’organisation du transfert des équipes, du mobilier et du matériel informatique, ainsi que la mise en service des différents contrats et équipements nécessaires dans les nouveaux locaux. Le calendrier des travaux doit être coordonné avec celui de l’installation.
Lorsque les travaux ont lieu dans les bureaux actuels, la préparation peut inclure le tri et l’archivage, la création de zones de stockage, le déplacement temporaire de certaines équipes ou encore l’organisation de postes de travail provisoires.
L’objectif est d’anticiper autant que possible les conséquences du chantier sur le fonctionnement quotidien de l’entreprise.
Lorsque les locaux doivent rester en activité pendant les travaux, cette organisation devient un sujet à part entière. Retrouvez nos conseils dans notre article Travaux de bureaux en site occupé : comment rénover sans interrompre l’activité ?
6. Quelles autorisations prévoir avant des travaux de bureaux ?
Les démarches nécessaires dépendent de la nature des travaux, de la configuration du bâtiment et de son statut. Tous les projets d’aménagement de bureaux ne nécessitent donc pas les mêmes autorisations.
Des formalités peuvent notamment être nécessaires lorsque les travaux modifient certains éléments du bâtiment, sa destination, son aspect extérieur ou lorsqu’ils concernent des locaux soumis à des règles particulières. La situation d’un établissement recevant du public ou d’un immeuble de grande hauteur nécessite également une attention spécifique.
Il est important d’identifier ces contraintes dès la préparation du projet : certaines démarches peuvent avoir une incidence directe sur la conception et surtout sur le calendrier.
Plutôt que de les traiter une fois le chantier prêt à démarrer, elles doivent donc être intégrées au planning général.
Pour aller plus loin, consultez notre guide consacré aux autorisations pour les projets de travaux d’aménagement de bureaux.
7. Quelles normes faut-il respecter pour aménager des bureaux ?
L’aménagement des espaces de travail doit tenir compte de différentes exigences relatives notamment à la sécurité, aux circulations, à l’aération, à l’éclairage et aux conditions de travail.
Le Code du travail fixe un certain nombre d’obligations applicables aux lieux de travail. D’autres règles peuvent s’ajouter en fonction de la configuration et de l’usage du bâtiment, notamment en matière d’accessibilité ou de sécurité incendie.
Des normes et recommandations techniques peuvent également servir de référence lors de la conception des espaces. C’est notamment le cas de la NF X 35-102, qui traite de la conception ergonomique des espaces de travail en bureaux.
Il ne s’agit donc pas uniquement de déterminer combien de postes peuvent physiquement entrer dans une surface disponible. La conception doit prendre en compte l’ensemble des contraintes permettant aux espaces de fonctionner dans de bonnes conditions.
Pour approfondir ces différents sujets, consultez notre article Aménagement de bureaux : normes, confort et sécurité.
8. Peut-on réaliser des travaux sans quitter ses bureaux ?
Oui, selon la nature des travaux et la configuration du bâtiment, il est possible de rénover des bureaux tout en maintenant une partie ou la totalité de l’activité sur place. On parle alors de travaux en site occupé.
Cette organisation nécessite cependant davantage d’anticipation qu’un chantier réalisé dans des locaux entièrement libérés.
Les travaux peuvent par exemple être organisés zone par zone ou étage par étage. Les collaborateurs sont temporairement déplacés pendant l’intervention, puis réintègrent les espaces rénovés avant que la phase suivante ne commence.
Il faut également anticiper les nuisances, les circulations, les zones de chantier, le stockage et les mouvements de mobilier. Certaines interventions particulièrement perturbantes peuvent être programmées pendant des périodes de moindre occupation lorsque le projet le permet.
Le phasage devient alors déterminant : chaque étape doit permettre à la suivante de commencer sans désorganiser l’activité.
Pour approfondir cette problématique, consultez notre article consacré aux travaux de bureaux en site occupé.
9. Qui choisir pour piloter un projet d’aménagement de bureaux ?
Architecte, maître d’œuvre, contractant général… Plusieurs professionnels peuvent intervenir dans un projet de rénovation ou d’aménagement de bureaux, mais leurs missions et leurs modes d’intervention ne sont pas identiques.
Le choix dépend notamment de la nature du projet, de son niveau de complexité et du degré d’accompagnement recherché.
Un architecte intervient notamment sur la conception architecturale. La maîtrise d’œuvre peut assurer la conception et le suivi de l’exécution des travaux. Le contractant général propose quant à lui une prise en charge globale du projet avec un interlocuteur contractuel unique pour sa réalisation.
Il ne s’agit donc pas de déterminer qu’un modèle est systématiquement meilleur qu’un autre, mais de choisir celui qui correspond à l’organisation et aux contraintes du projet.
Nous avons consacré un article complet à cette question : Contractant général, maître d’œuvre ou architecte : quel interlocuteur choisir pour vos travaux de bureaux ?
10. Quand faut-il commencer à préparer son projet ?
Le plus tôt possible. L’une des erreurs les plus fréquentes consiste à considérer uniquement la date à laquelle les travaux doivent commencer, alors qu’une grande partie des décisions importantes intervient bien avant.
Anticiper permet de vérifier la faisabilité du projet, d’établir un premier budget, d’identifier les contraintes techniques et réglementaires, de construire le planning et de prévoir les éventuels délais d’approvisionnement.
Dans le cadre d’un déménagement, cela permet également de coordonner les travaux avec le bail, la libération des anciens locaux et la date d’installation des collaborateurs.
Surtout, plus un projet est anticipé, plus l’entreprise conserve de marge de manœuvre dans ses choix. Lorsque le calendrier devient la première contrainte, certaines décisions doivent au contraire être prises rapidement, avec moins de possibilités d’arbitrage sur les solutions, les matériaux ou l’organisation.
Commencer à réfléchir au projet suffisamment tôt permet donc de mieux maîtriser non seulement le planning, mais aussi les choix et le budget.
Bien préparer son projet d’aménagement de bureaux
Un projet d’aménagement de bureaux ne commence pas avec le premier jour de chantier. Le choix des locaux, l’analyse de l’existant, le budget, les démarches, le planning et l’organisation des équipes doivent être pensés suffisamment tôt pour construire un projet cohérent.
Il n’existe pas de réponse identique pour toutes les entreprises : la surface, le bâtiment, les usages, les délais et les contraintes opérationnelles déterminent la solution à mettre en œuvre.
Vous préparez la rénovation, la relocalisation ou le réaménagement de vos bureaux ? Synergy Travaux vous accompagne dans la conception et la réalisation de votre projet d’aménagement de bureaux, de l’analyse des besoins jusqu’à la livraison des espaces.
