Un projet d’aménagement de bureaux ne commence pas avec le premier jour de chantier. Bien avant le lancement des travaux, plusieurs décisions doivent être prises : définir les besoins des équipes, vérifier la faisabilité dans les locaux, concevoir les espaces, établir le budget, construire le planning ou encore anticiper les éventuelles démarches administratives.
Ces différentes étapes sont étroitement liées. Une contrainte technique découverte tardivement peut avoir un impact sur la conception, le budget ou le calendrier. À l’inverse, plus le projet est préparé en amont, plus l’entreprise conserve de possibilités pour faire les bons arbitrages.
De la définition du programme jusqu’à la réception des travaux, voici les principales étapes à anticiper pour préparer et conduire un projet d’aménagement de bureaux.
Étape 1 : définir les besoins du projet d’aménagement de bureaux
Avant de dessiner les futurs espaces ou de visiter des locaux, il faut commencer par définir précisément les besoins auxquels le projet doit répondre.
L’objectif est de construire un programme d’aménagement qui servira de référence pour la conception, le chiffrage et la réalisation des travaux.
Combien de collaborateurs faut-il accueillir ?
Le nombre de collaborateurs constitue un premier indicateur, mais il ne suffit pas à déterminer la surface nécessaire.
Il faut également tenir compte du nombre de personnes présentes simultanément, des éventuelles journées de forte fréquentation et des évolutions prévisibles des effectifs.
Une entreprise qui fonctionne largement en mode hybride n’aura pas nécessairement les mêmes besoins qu’une organisation dans laquelle la majorité des collaborateurs est présente quotidiennement.
Comment les équipes travaillent-elles ?
Le projet doit ensuite être construit autour des usages.
Les collaborateurs ont-ils besoin de travailler principalement individuellement ? Les réunions sont-elles fréquentes ? Certaines équipes travaillent-elles régulièrement en mode projet ? Faut-il pouvoir s’isoler pour téléphoner ou se concentrer ? L’entreprise reçoit-elle régulièrement des clients ou partenaires ?
Ces questions permettent d’éviter de raisonner uniquement en nombre de postes de travail.
Quels espaces faut-il prévoir ?
À partir des usages, il devient possible de définir les différentes fonctions nécessaires : postes de travail, salles de réunion, espaces collaboratifs, zones permettant de s’isoler, accueil, restauration, espaces informels ou encore stockage.
Cette première étape doit aboutir à un programme suffisamment précis pour guider la suite du projet d’aménagement des bureaux.
Étape 2 : analyser les locaux et vérifier la faisabilité du projet
Une fois les besoins définis, il faut les confronter à la réalité du bâtiment.
Cette analyse est particulièrement importante lorsqu’une entreprise envisage de déménager. Un local peut présenter la bonne surface et une localisation intéressante sans pour autant être facilement compatible avec l’aménagement envisagé.
Les plans permettent d’effectuer une première analyse de la configuration, mais les installations techniques doivent également être étudiées : ventilation et climatisation, électricité, sanitaires, réseaux ou encore équipements existants.
Les contraintes liées à la sécurité, aux circulations et à la capacité d’accueil doivent également être prises en compte, tout comme les diagnostics disponibles sur le bâtiment.
Pour approfondir ces sujets, consultez notre article consacré à l’aménagement des bureaux, aux normes, au confort et à la sécurité au travail.
Dans le cadre d’un déménagement, cette analyse gagne à être réalisée suffisamment tôt dans le processus de recherche immobilière. Elle permet notamment d’éviter de découvrir après la signature du bail qu’un local nécessite des transformations techniques beaucoup plus importantes que prévu.
Étape 3 : concevoir l’aménagement des futurs bureaux
Une fois la faisabilité confirmée, les besoins peuvent être traduits en un véritable projet d’aménagement.
La conception commence généralement par une réflexion sur le zoning, c’est-à-dire la répartition des différentes fonctions dans les locaux. Où positionner les espaces de travail ? Les salles de réunion ? L’accueil ? Les espaces collaboratifs ou les zones plus calmes ?
Les circulations entre ces différentes fonctions doivent également être pensées. Un aménagement peut sembler pertinent sur un plan tout en générant des difficultés au quotidien si les déplacements, les flux ou les interactions entre les équipes ont été mal anticipés.
L’implantation est ensuite affinée : nombre et position des postes, dimensions des salles, cloisonnement, équipements, principes d’éclairage, acoustique ou encore intégration des installations techniques.
Selon le projet, des plans et visualisations 3D peuvent permettre de mieux se projeter et de valider certains choix avant le début des travaux.
La conception consiste donc à trouver un équilibre entre plusieurs dimensions : usages, contraintes du bâtiment, technique, esthétique et budget. Les décisions prises à ce stade auront une incidence directe sur la suite du projet.
Étape 4 : définir le budget du projet d’aménagement
Le budget doit être abordé suffisamment tôt pour pouvoir être confronté à la conception.
Le coût d’un aménagement dépend notamment de l’état initial des locaux, de l’importance des transformations, des installations techniques à créer ou modifier, du niveau de finition et du mobilier prévu.
Le budget global peut ainsi comprendre différents postes : travaux architecturaux, électricité, CVC, plomberie, cloisonnement, revêtements, éclairage, mobilier, équipements ou encore certaines études nécessaires au projet.
L’objectif n’est pas simplement d’obtenir un montant une fois la conception terminée. Le budget doit permettre d’arbitrer les choix pendant la conception, lorsque plusieurs solutions sont encore possibles.
Si une première estimation révèle un écart avec l’enveloppe disponible, les matériaux, les équipements ou certains choix d’aménagement peuvent ainsi être réétudiés avant que le projet ne soit figé.
Étape 5 : construire le planning des travaux
Le planning d’un projet d’aménagement ne correspond pas uniquement à la durée du chantier.
Avant le démarrage des travaux, il faut intégrer le temps nécessaire aux études, à la conception, aux validations internes, aux éventuelles démarches administratives, au chiffrage, à la préparation du chantier et aux commandes.
Après les travaux viennent également la réception, la levée éventuelle de réserves, l’installation du mobilier et le déménagement des équipes.
Le calendrier peut par ailleurs être influencé par de nombreux facteurs : complexité technique du projet, contraintes du bâtiment, délais d’approvisionnement, travaux relevant du bailleur ou encore nécessité de maintenir une partie des locaux en activité.
Le bon planning doit donc être construit à partir de la date à laquelle les collaborateurs doivent pouvoir utiliser les nouveaux espaces, puis remonté étape par étape.
Cette vision globale permet d’identifier suffisamment tôt les étapes critiques et les décisions qui doivent être prises pour ne pas retarder la suite du projet.
Étape 6 : anticiper les autorisations et contraintes réglementaires
Selon la nature des travaux et les caractéristiques du bâtiment, certaines démarches peuvent être nécessaires avant le démarrage du chantier.
Modification de façade, changement affectant le bâtiment, situation particulière liée à son usage : les formalités ne sont pas identiques pour tous les projets.
L’enjeu est surtout de les identifier suffisamment tôt. Une autorisation nécessitant un délai d’instruction peut avoir une incidence directe sur le planning si elle n’a pas été intégrée dès la préparation.
Pour approfondir ce sujet, consultez notre article consacré aux autorisations pour les projets de travaux d’aménagement de bureaux.
Étape 7 : choisir comment piloter le projet
Un projet d’aménagement de bureaux peut être organisé selon différents modèles. Le choix dépend notamment du niveau d’accompagnement recherché et de la manière dont le maître d’ouvrage souhaite contractualiser avec les entreprises.
Faire appel à une maîtrise d’œuvre
Dans un schéma classique de maîtrise d’œuvre, le client conserve généralement des contrats directs avec les différentes entreprises chargées des travaux.
Selon la mission qui lui est confiée, le maître d’œuvre peut intervenir sur la conception, la préparation des documents techniques, la consultation des entreprises, l’analyse des offres, la coordination et le suivi de l’exécution.
Cette organisation permet notamment au maître d’ouvrage de conserver une relation directe avec les entreprises et de participer à leur sélection.
Confier le projet à un contractant général
Avec un contractant général, le maître d’ouvrage confie un périmètre global de conception et de réalisation à un interlocuteur contractuel unique.
Le contractant général organise et pilote les entreprises nécessaires à la réalisation des différents lots compris dans son périmètre.
Cette organisation peut notamment être adaptée lorsque le client souhaite centraliser davantage la conduite du projet et limiter le nombre d’interfaces contractuelles à gérer directement.
Les deux modèles répondent donc à des besoins différents. Pour comprendre leurs spécificités, consultez notre article Contractant général, maître d’œuvre ou architecte : qui choisir pour vos travaux de bureaux ?
Synergy Travaux intervient aujourd’hui en tant que contractant général ou dans le cadre de missions de maîtrise d’œuvre, selon l’organisation retenue pour le projet.
Étape 8 : préparer les travaux et l’organisation des équipes
À l’approche du chantier, la préparation ne concerne pas uniquement les entreprises qui vont intervenir.
Le mobilier, les équipements informatiques, les accès au site, les livraisons, les éventuelles zones de stockage et le déménagement doivent être coordonnés avec le planning des travaux.
Dans le cadre d’une installation dans de nouveaux locaux, l’enjeu est de synchroniser la fin du chantier avec l’arrivée du mobilier, la mise en service des équipements et le transfert des collaborateurs.
Lorsque l’entreprise réaménage ses locaux actuels, une autre problématique apparaît : comment réaliser les travaux tout en maintenant l’activité ?
Il peut être nécessaire de déplacer temporairement certaines équipes, de créer des zones de travail provisoires ou d’organiser le chantier par phases successives.
Le mobilier doit également être anticipé : inventaire de l’existant, identification des éléments conservés, stockage éventuel, déplacement puis réinstallation.
La communication avec les collaborateurs joue enfin un rôle important. Les équipes doivent pouvoir connaître les principales étapes, les zones temporairement indisponibles ou les changements de circulation.
Pour approfondir cette organisation, consultez notre article consacré aux travaux de bureaux en site occupé : comment rénover sans interrompre l’activité ?
Étape 9 : suivre le chantier jusqu’à la réception
Le démarrage des travaux ouvre une nouvelle phase du projet : celle de l’exécution.
Les différents corps de métier doivent intervenir dans un ordre cohérent et leurs actions doivent être coordonnées. Les réunions de chantier permettent notamment de suivre l’avancement, d’identifier les points à traiter et d’anticiper les interventions à venir.
Le planning doit être suivi tout au long de la réalisation, tout comme les décisions prises pendant la conception.
Des ajustements peuvent naturellement apparaître en cours de chantier. L’enjeu est alors d’en mesurer rapidement les conséquences techniques, budgétaires et calendaires avant de prendre une décision.
À la fin des travaux, le projet entre dans sa phase de réception. Les ouvrages réalisés sont contrôlés et d’éventuelles réserves peuvent être formulées lorsque certains éléments nécessitent une correction ou une finition complémentaire.
La remise des documents prévus et la levée des réserves permettent ensuite de finaliser l'opération.
La conduite d’un projet d’aménagement ne s’arrête donc pas au lancement des travaux : elle se poursuit jusqu’à la livraison effective des espaces.
Quand faut-il commencer à préparer un projet d’aménagement de bureaux ?
Il n’existe pas de délai universel : un réaménagement limité et la transformation complète de plusieurs milliers de mètres carrés ne nécessitent évidemment pas la même préparation.
La meilleure méthode consiste à partir de la date à laquelle les bureaux doivent être opérationnels et à construire le calendrier à rebours.
Il faut intégrer les travaux eux-mêmes, mais aussi toutes les étapes qui les précèdent : définition du programme, étude de faisabilité, conception, chiffrage, validations, éventuelles démarches, préparation et commandes.
Cette anticipation est particulièrement importante lors d’un déménagement, lorsque la date d’installation doit être coordonnée avec les engagements immobiliers de l’entreprise.
Plus le projet est anticipé, plus l’entreprise conserve de possibilités pour arbitrer entre les solutions techniques, l’aménagement, le budget et le calendrier.
Lorsque la date de livraison devient la première contrainte, les délais pour décider se réduisent et certaines alternatives ne sont tout simplement plus disponibles.
Les étapes d’un projet d’aménagement de bureaux en résumé
| Étape | Objectif |
|---|---|
| 1. Définir les besoins | Construire le programme à partir des effectifs et des usages |
| 2. Analyser les locaux | Vérifier la faisabilité du projet |
| 3. Concevoir | Transformer les besoins en un projet d’aménagement |
| 4. Budgéter | Définir l’enveloppe et réaliser les arbitrages |
| 5. Planifier | Construire le calendrier global |
| 6. Anticiper les démarches | Sécuriser le démarrage des travaux |
| 7. Choisir le mode de pilotage | Définir l’organisation contractuelle et opérationnelle |
| 8. Préparer | Coordonner chantier, mobilier, équipements et équipes |
| 9. Réaliser et réceptionner | Piloter les travaux jusqu’à la livraison |
Vous souhaitez approfondir ces différentes étapes ? Retrouvez également notre Guide des travaux d’aménagement de bureaux.
Bien préparer son projet d’aménagement de bureaux
Un projet d’aménagement de bureaux se prépare bien avant le premier jour de chantier. Les usages, la faisabilité technique, la conception, le budget et le calendrier doivent être étudiés ensemble pour éviter que les contraintes découvertes tardivement ne viennent limiter les choix.
Synergy Travaux accompagne les entreprises dans leurs projets d’aménagement de bureaux, en tant que contractant général ou dans le cadre de missions de maîtrise d’œuvre.
Vous préparez un déménagement, une rénovation ou un réaménagement de vos bureaux ? Nous pouvons intervenir dès les premières réflexions pour étudier la faisabilité du projet et accompagner sa conception puis sa réalisation.
